Производственно-технический нефтегазовый журнал
+7 (903) 580-85-63 +7 (495) 371-01-74 info@glavteh.ru

Автоматизация процесса подготовки инвентаризационных описей к сдаче в бухгалтерию

В предлагаемой Вашему вниманию статье представлена информационная система, предназначенная для автоматизации процесса заполнения и проверки инвентаризационных описей перед сдачей документов в бухгалтерию.

Разработанная система обеспечила сокращение количества ошибок по причине человеческого фактора и временных затрат на монотонные рутинные работы и исправление допущенных во время заполнения описей ошибок, а также позволила повысить производительность труда.

11.03.2017 Инженерная практика №12/2016
Коробчану Артем Михайлович Главный специалист Отдела планирования и мониторинга добычи и закачки Управления по разработке месторождений ООО «РН-Уватнефтегаз»
Бугаев Владимир Николаевич Заместитель начальника Отдела учета и использования основных средств Управления по правовому обеспечению, корпоративному управлению и собственности ООО «РН-Уватнефтегаз»

Инвентаризация имущества и обязательств – процесс, преследующий ряд целей, среди которых выявление фактического наличия имущества и обязательств, проверка фактического состояния имущества и возможности его дальнейшего использования, подтверждение данных об остатках имущества и обязательствах в бухгалтерском учете и отчетности.

Рис. 1. Распределение рабочего времени при инвентаризации
Рис. 1. Распределение рабочего времени при инвентаризации

Ежегодно ООО «РН-Уватнефтегаз», как и любая другая организация, сталкивается с необходимостью инвентаризации имущества и обязательств. В ходе ее проведения инвентаризационная комиссия оформляет большой объем документации (инвентаризационные описи), и эта работа занимает около 60% всего рабочего времени (рис. 1).

С целью сокращения данного объема работ была разработана автоматизированная информационная система.

Рис. 2. Блок-схема проверки и заполнения инвентаризационных описей
Рис. 2. Блок-схема проверки и заполнения инвентаризационных описей

ТИПОВОЙ МАРШРУТ ОБРАБОТКИ ИНВЕНТАРИЗАЦИОННЫХ ОПИСЕЙ

Перед разработкой автоматизированной системы заполнения и обработки инвентаризационных описей (далее – Система) был проанализирован типовой маршрут обработки инвентаризационных описей (рис. 2) [1, 2]. В ходе анализа были выявлены два трудоемких и затратных по времени процесса: заполнение описей и проверка описей в ООО «РН-Учет».

Заполнение описей – монотонный рутинный процесс, заключающийся в переводе значений из числового в прописной формат, а также заполнение оставшихся пустых полей прочерками. Среднее время на заполнение одной описи составляет около трех часов, и при большом количестве описей процесс занимает очень много времени. Так, например, в ООО «РН-Уватнефтегаз» заполняются около 1000 инвентаризационных описей. При этом процесс заполнения описей начинается после проведения процедуры инвентаризации по существу, то есть после фактического пересчета имущества и подтверждения обязательств с оформлением подтверждающих рабочих документов со стороны инвентаризационных комиссий.

В свою очередь, проверка описей в ООО «РН-Учет» представляет собой еще один монотонный и трудоемкий процесс, заключающийся в печати описей, сборе инвентаризационной комиссии для подписания описей и передачи на проверку в ООО «РН-Учет». Причем, в случае обнаружения ошибок и неточностей вся процедура повторяется (рис. 2).

РАЗРАБОТКА АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ СИСТЕМЫ

Разработка Системы была разбита на две части: 1) разработка инструмента заполнения инвентаризационных описей; 2) создание веб-портала проверки описей в ООО «РН-Учет».

В ходе реализации первого этапа была разработана надстройка с пользовательской строчной функцией для MS Excel, переводящая значения числового формата в прописной. При разработке данной функции («ПРОПИССУММ») был заложен следующий функционал (рис. 3):

  • перевод чисел в целочисленный формат прописью;
  • перевод чисел в дробный формат прописью, до десятитысячного знака после запятой (ограничение: 999 999 999 999,9999);
  • перевод чисел в финансовый формат прописью;
  • перевод чисел в процентный формат прописью.
Рис. 3. Результат работы строчной функции ПРОПИССУММ
Рис. 3. Результат работы строчной функции «ПРОПИССУММ»

Далее было разработано приложение «Загрузчик описей», которое использует строчную функцию, разработанную на первом этапе работ (рис. 4). Приложение автоматически распознает тип инвентаризационной описи с последующей его обработкой.

При этом в случае выявления в ходе инвентаризации недостач или излишков имущества, а также имущества, не пригодного к использованию, указанная информация вносится в обработанные ведомости пользователем (членом комиссии) в ручном режиме.

Рис. 4. Интерфейс приложения «Загрузчик описей»
Рис. 4. Интерфейс приложения «Загрузчик описей»

Принцип работы приложения реализован следующим образом. С помощью кнопки «Создание списка» загружаются списки незаполненных инвентаризационных описей. Далее пользователь с помощью «галочек» выбирает файлы для обработки. Затем после нажатия кнопки «Выгрузка данных» происходит автоматическое распознание типа формы и ее заполнение. Нераспознанные формы подсвечиваются цветовой индикацией, что способствует исключению ошибок при обработке данных.

На текущий момент приложение обрабатывает четыре вида инвентаризационных описей: форма № инв3(мпз); форма № инв-3(забаланс); форма № инв-1б; унифицированная форма № инв-5.

Кнопка «Очистка формы» приводит приложение в исходное состояние.

В ходе реализации второго этапа работ был разработан веб-портал проверки инвентаризационных описей (рис. 5), который позволил производить онлайн проверку электронных версий инвентаризационных описей, обмениваться сообщениями исполнителю и проверяющему (ООО «РН-Учет») с сохранением архива хода работ и без отрыва от основной работы, а также осуществлять автоматическое формирование архива документов (базы данных) инвентаризации с разбивкой по годам.

Рис. 5. Интерфейс веб-портала проверки инвентаризационных описей в ООО РН-Учет
Рис. 5. Интерфейс веб-портала проверки инвентаризационных описей в ООО «РН-Учет»

В ходе проверки специалисты ООО «РН-Учет» проверяют правильность заполнения инвентаризационных описей: соответствие описей протоколу РИК (наличие данных о недостачах/излишках и неликвидных товарно-материальных ценностях, основных средств), а также правильность оформления: даты начала и окончания инвентаризации, номер и дату приказа об инвентаризации, состав инвентаризационной комиссии, итоговые суммы и прочие недочеты.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ И ВЫВОДЫ

В результате реализации Системы была качественно изменена структура бизнес-процесса оформления и проверки инвентаризационных описей (рис. 6).

Рис. 6. Блок-схема автоматизированной проверки и заполнения инвентаризационных описей
Рис. 6. Блок-схема автоматизированной проверки и заполнения инвентаризационных описей

Достигнуты следующие результаты:

  • автоматизирован процесс заполнения и проверки инвентаризационных описей;
  • сокращено количество ошибок по причине человеческого фактора;
  • сокращена трудоемкость процесса заполнения и проверки инвентаризационных описей;
  • сокращено время на выполнение рутиной, монотонной работы с трех часов (в среднем) до пяти минут;
  • достигнуто увеличение производительности труда за счет автоматизации процесса заполнения инвентаризационных описей.

ЛИТЕРАТУРА

  1. Федеральный закон №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 г.
  2. Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств №49, утвержденные приказом Министерства финансов Российской Федерации от 13.06.1995 г.
Комментарии

Эту публикацию еще никто не прокомментировал. Станьте первым, поделитесь своим мнением.

Написать комментарий
Комментировать
Читайте далее
Комплексный подход к анализу и контролю работы механизированного фонда скважин
Управление эффективностью разработки месторождения на всех стадиях жизненного цикла
Реклама
Свежий выпуск
Инженерная практика №05/2017

Инженерная практика

Выпуск №05/2017

Повышение энергоэффективности добычи нефти.Одновременно-раздельная эксплуатация
Организационные мероприятияИспытания СУ ЧРП УЭЦН с обводным контактором (байпасом) для прямого пускаВентильные двигатели повышенного напряженияКомпоновки для ОРЭ (ОРД, ОРДиЗ, ОРЗ, ВСП)Компоновки с резервной УЭЦН«Виртуальный расходомер» для систем ОРЭСтупени ЭЦН двухопорной конструкцииВыявление высокопродуктивных объектов
Ближайшее совещание
Капитальный ремонт скважин, Разработка месторождений
ОВП — 2017
Производственно-технический семинар-совещание

Ограничение водопритока ‘2017

27-28 июня 2017 г., г. г. Москва, МВЦ «Крокус Эскпо», Павильон 3, конференц–зал 2
Обмен опытом и анализ эффективности методов и технологий предотвращения и снижения обводнения продукции скважин на всех этапах разработки месторождения — начиная с проектирования системы разработки месторождений с учетом геологических условий и обеспечения качественного цементирования строящихся скважин и заканчивая технологиями РИР.
Ближайший тренинг
Механизированная добыча
Эффективность механизированного фонда — июнь 2017
Тренинг-курс

Повышение эффективности эксплуатации механизированного фонда скважин

26-30 июня 2017, г. Москва
Цель курса состоит в создании у слушателей комплексного и разностороннего представления о современной теории и практике работы с механизированным фондом скважин при решении ряда основных производственно-технических задач. Занятия проводятся с использованием новейших презентационных материалов и программных комплексов экспертами-практиками с большим производственным и научным опытом.