В предлагаемой Вашему вниманию статье представлена информационная система, предназначенная для автоматизации процесса заполнения и проверки инвентаризационных описей перед сдачей документов в бухгалтерию.

Разработанная система обеспечила сокращение количества ошибок по причине человеческого фактора и временных затрат на монотонные рутинные работы и исправление допущенных во время заполнения описей ошибок, а также позволила повысить производительность труда.

11.03.2017 Инженерная практика №12/2016

Коробчану Артем Михайлович Главный специалист Отдела планирования и мониторинга добычи и закачки Управления по разработке месторождений ООО «РН-Уватнефтегаз»

Бугаев Владимир Николаевич Заместитель начальника Отдела учета и использования основных средств Управления по правовому обеспечению, корпоративному управлению и собственности ООО «РН-Уватнефтегаз»

Инвентаризация имущества и обязательств – процесс, преследующий ряд целей, среди которых выявление фактического наличия имущества и обязательств, проверка фактического состояния имущества и возможности его дальнейшего использования, подтверждение данных об остатках имущества и обязательствах в бухгалтерском учете и отчетности.

Ежегодно ООО «РН-Уватнефтегаз», как и любая другая организация, сталкивается с необходимостью инвентаризации имущества и обязательств. В ходе ее проведения инвентаризационная комиссия оформляет большой объем документации (инвентаризационные описи), и эта работа занимает около 60% всего рабочего времени (рис. 1).

С целью сокращения данного объема работ была разработана автоматизированная информационная система.

ТИПОВОЙ МАРШРУТ ОБРАБОТКИ ИНВЕНТАРИЗАЦИОННЫХ ОПИСЕЙ

Перед разработкой автоматизированной системы заполнения и обработки инвентаризационных описей (далее – Система) был проанализирован типовой маршрут обработки инвентаризационных описей (рис. 2) [1, 2]. В ходе анализа были выявлены два трудоемких и затратных по времени процесса: заполнение описей и проверка описей в ООО «РН-Учет».

Заполнение описей – монотонный рутинный процесс, заключающийся в переводе значений из числового в прописной формат, а также заполнение оставшихся пустых полей прочерками. Среднее время на заполнение одной описи составляет около трех часов, и при большом количестве описей процесс занимает очень много времени. Так, например, в ООО «РН-Уватнефтегаз» заполняются около 1000 инвентаризационных описей. При этом процесс заполнения описей начинается после проведения процедуры инвентаризации по существу, то есть после фактического пересчета имущества и подтверждения обязательств с оформлением подтверждающих рабочих документов со стороны инвентаризационных комиссий.

В свою очередь, проверка описей в ООО «РН-Учет» представляет собой еще один монотонный и трудоемкий процесс, заключающийся в печати описей, сборе инвентаризационной комиссии для подписания описей и передачи на проверку в ООО «РН-Учет». Причем, в случае обнаружения ошибок и неточностей вся процедура повторяется (рис. 2).

РАЗРАБОТКА АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ СИСТЕМЫ

Разработка Системы была разбита на две части: 1) разработка инструмента заполнения инвентаризационных описей; 2) создание веб-портала проверки описей в ООО «РН-Учет».

В ходе реализации первого этапа была разработана надстройка с пользовательской строчной функцией для MS Excel, переводящая значения числового формата в прописной. При разработке данной функции («ПРОПИССУММ») был заложен следующий функционал (рис. 3):

• перевод чисел в целочисленный формат прописью;
• перевод чисел в дробный формат прописью, до десятитысячного знака после запятой (ограничение: 999 999 999 999,9999);
• перевод чисел в финансовый формат прописью;
• перевод чисел в процентный формат прописью.

Далее было разработано приложение «Загрузчик описей», которое использует строчную функцию, разработанную на первом этапе работ (рис. 4). Приложение автоматически распознает тип инвентаризационной описи с последующей его обработкой.

При этом в случае выявления в ходе инвентаризации недостач или излишков имущества, а также имущества, не пригодного к использованию, указанная информация вносится в обработанные ведомости пользователем (членом комиссии) в ручном режиме.

Принцип работы приложения реализован следующим образом. С помощью кнопки «Создание списка» загружаются списки незаполненных инвентаризационных описей. Далее пользователь с помощью «галочек» выбирает файлы для обработки. Затем после нажатия кнопки «Выгрузка данных» происходит автоматическое распознание типа формы и ее заполнение. Нераспознанные формы подсвечиваются цветовой индикацией, что способствует исключению ошибок при обработке данных.

На текущий момент приложение обрабатывает четыре вида инвентаризационных описей: форма № инв3(мпз); форма № инв-3(забаланс); форма № инв-1б; унифицированная форма № инв-5.

Кнопка «Очистка формы» приводит приложение в исходное состояние.

В ходе реализации второго этапа работ был разработан веб-портал проверки инвентаризационных описей (рис. 5), который позволил производить онлайн проверку электронных версий инвентаризационных описей, обмениваться сообщениями исполнителю и проверяющему (ООО «РН-Учет») с сохранением архива хода работ и без отрыва от основной работы, а также осуществлять автоматическое формирование архива документов (базы данных) инвентаризации с разбивкой по годам.

В ходе проверки специалисты ООО «РН-Учет» проверяют правильность заполнения инвентаризационных описей: соответствие описей протоколу РИК (наличие данных о недостачах/излишках и неликвидных товарно-материальных ценностях, основных средств), а также правильность оформления: даты начала и окончания инвентаризации, номер и дату приказа об инвентаризации, состав инвентаризационной комиссии, итоговые суммы и прочие недочеты.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ И ВЫВОДЫ

В результате реализации Системы была качественно изменена структура бизнес-процесса оформления и проверки инвентаризационных описей (рис. 6).

Достигнуты следующие результаты:

• автоматизирован процесс заполнения и проверки инвентаризационных описей;
• сокращено количество ошибок по причине человеческого фактора;
• сокращена трудоемкость процесса заполнения и проверки инвентаризационных описей;
• сокращено время на выполнение рутиной, монотонной работы с трех часов (в среднем) до пяти минут;
• достигнуто увеличение производительности труда за счет автоматизации процесса заполнения инвентаризационных описей.

ЛИТЕРАТУРА

1. Федеральный закон №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 г.
2. Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств №49, утвержденные приказом Министерства финансов Российской Федерации от 13.06.1995 г.